Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz‑Grundverordnung „DSGVO“, österreichisches Datenschutzgesetz „DSG“, Telekommunikationsgesetz „TKG 2021“). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wesentlichen Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der Website und Anwendung leadwords.app.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO ist:

VR the Fans GmbH
Gastgebgasse 3/243
1230 Wien, Österreich
FN 663868 b, Handelsgericht Wien

E‑Mail: datenschutz@leadwords.app (alternativ: office@vrthefans.com)

leadwords.app wird im Rahmen einer Kooperation zwischen der VR the Fans GmbH und Wilhelm Tupy betrieben. Datenschutzrechtlich Verantwortliche ist die VR the Fans GmbH.

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zwingend zu bestellen und wurde nicht bestellt. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Verarbeitete Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen

2.1. Bereitstellung der Website (Server‑Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisiert Informationen an den Server übermittelt und temporär in Logfiles gespeichert: IP‑Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und ‑version, Betriebssystem, Referrer‑URL.

- Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).
- Speicherdauer: Logfiles werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern nicht ein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Speicherung erfordert.

2.2. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung des Dienstes richten Sie ein Nutzerkonto ein. Verarbeitet werden: Name, E‑Mail‑Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), ggf. Unternehmens‑ und Rechnungsdaten sowie die von Ihnen gewählten Einstellungen.

- Zweck: Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos, Erbringung der vertraglichen Leistung.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
- Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (siehe Ziffer 5).

2.3. Nutzung des Dienstes und Kundeninhalte

Bei der Nutzung von leadwords.app verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Inhalte und Daten („Kundeninhalte“) sowie Nutzungsdaten (z. B. genutzte Funktionen, Zeitpunkte der Nutzung).

- Zweck: Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen, Verarbeitung Ihrer Eingaben, Bereitstellung der Ergebnisse.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
- Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses bzw. bis zur Löschung durch Sie; nach Vertragsende erfolgt eine Löschung nach Ablauf einer angemessenen Frist (in der Regel 30 Tage), soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

2.4. KI‑gestützte Funktionen

Zur Bereitstellung der KI‑gestützten Lead‑Recherche und ‑Qualifizierung werden von Ihnen eingegebene Inhalte an unseren KI‑Dienstleister Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt und dort in unserem Auftrag verarbeitet, um die angeforderten Ergebnisse zu erzeugen.

- Zweck: Erbringung der KI‑gestützten Funktionen des Dienstes.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
- Empfänger/Auftragsverarbeiter: Anthropic (siehe auch Ziffer 3 und Ziffer 4 zur Drittlandübermittlung).
- Hinweis: Bitte geben Sie in KI‑Funktionen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ein, sofern dies für die Nutzung nicht erforderlich ist. Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

2.5. Zahlungsabwicklung

Bei kostenpflichtigen Abonnements werden Zahlungs‑ und Rechnungsdaten verarbeitet. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über einen externen Zahlungsdienstleister; die vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummer) werden dabei direkt beim Zahlungsdienstleister eingegeben und von uns nicht gespeichert.

- Zweck: Abwicklung der Zahlung, Rechnungsstellung, Buchhaltung.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer‑ und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten).
- Zahlungsdienstleister: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland).

2.6. Kontaktaufnahme und Support

Wenn Sie mit uns per E‑Mail oder über ein Kontakt‑/Supportformular in Verbindung treten, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
- Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

2.7. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website, die Anmeldung und die Sicherheit erforderlich sind (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021). Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich. Analyse‑ oder Marketing‑Cookies werden derzeit nicht eingesetzt. Sollten künftig nicht notwendige Cookies (z. B. für Analyse oder Marketing) eingesetzt werden, geschieht dies nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können; diese Datenschutzerklärung wird in diesem Fall entsprechend ergänzt.

3. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig werden. Mit diesen Dienstleistern haben wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Zu den Kategorien der Empfänger zählen:

- Hosting/Infrastruktur: Bereitstellung der Server und Speicherung der Daten durch Hetzner Online GmbH (Deutschland, EU) sowie Vercel Inc. (USA; Hosting bevorzugt in EU‑Regionen). Über diese Infrastruktur werden auch System‑ und Support‑E‑Mails versendet.
- KI‑Dienstleister: Anthropic (Anthropic PBC, USA) zur Verarbeitung der Eingaben und Erzeugung der KI‑Ergebnisse (Lead‑Recherche und ‑Qualifizierung).
- Zahlungsdienstleister: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland); siehe Ziffer 2.5.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist, Sie eingewilligt haben oder es zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. gegenüber Behörden) erforderlich ist.

4. Datenübermittlung in Drittländer

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister sind in den USA ansässig bzw. verarbeiten Daten in den USA, insbesondere Anthropic (KI‑Dienst) und Vercel (Hosting/Infrastruktur). Für diese Übermittlungen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher – entweder durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU‑U.S. Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist) oder durch den Abschluss der von der EU‑Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen. Die Zahlungsabwicklung über Stripe erfolgt über die in Irland (EU) ansässige Stripe Payments Europe, Ltd.; auch dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen, die durch die genannten Garantien abgesichert ist. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für Buchhaltungs‑ und Geschäftsunterlagen gelten insbesondere die steuer‑ und unternehmensrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in Österreich in der Regel 7 Jahre gemäß § 132 BAO, in bestimmten Fällen länger). Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

- Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten,
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten,
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

7. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt wurden, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152‑0
E‑Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at

8. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages erforderlich (insbesondere Kontakt‑ und Zahlungsdaten). Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht abschließen bzw. den Dienst nicht bereitstellen. Andere Angaben sind freiwillig.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen, insbesondere durch Transportverschlüsselung (TLS/SSL), Zugriffskontrollen und regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitsmaßnahmen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen des Dienstes und der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt jeweils die auf leadwords.app veröffentlichte aktuelle Fassung.

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