Arbeitszeugnis schreiben: Aufbau, Noten und Formulierungen für Führungskräfte

Ein Arbeitszeugnis besteht aus Einleitung, Aufgabenbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung und Schlussformel. Die Note steckt in der Formulierung zur Zufriedenheit: „stets zur vollsten Zufriedenheit“ ist ein „sehr gut“, „zur Zufriedenheit“ ein „ausreichend“. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend zugleich sein, und das gelingt am besten, wenn du vor dem Schreiben deine Beobachtungen sortierst.

Was du schreiben musst und was nicht

Wenn ein Arbeitsverhältnis endet, hat der Mitarbeiter in Deutschland Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§ 109 Gewerbeordnung). Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis beurteilt zusätzlich Leistung und Verhalten, und du schreibst es, wenn der Mitarbeiter es verlangt. Fast jeder verlangt es, denn ein Zeugnis ohne Beurteilung fällt bei einer Bewerbung auf.

Das Gesetz stellt zwei Anforderungen. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Und es darf keine Merkmale enthalten, die etwas anderes sagen sollen, als der Wortlaut hergibt. Wer sich auf Geheimcodes verlässt, schreibt also ein unzulässiges Zeugnis.

Dazu kommt, was die Rechtsprechung aus dem Gesetz gemacht hat: Das Zeugnis soll wohlwollend sein, darf dem Mitarbeiter das Fortkommen nicht unnötig erschweren, muss aber wahr bleiben. Wohlwollend heißt, du wählst bei einer schwachen Leistung die wohlwollendste Formulierung, die noch wahr ist. Du darfst keine Leistung beschreiben, die es nicht gab.

Dienstzeugnis in Österreich

In Österreich heißt das Papier Dienstzeugnis. Nach § 1163 ABGB kann der Dienstnehmer bei Beendigung ein schriftliches Zeugnis über Dauer und Art seiner Dienstleistung verlangen. Eintragungen und Anmerkungen, die ihm das Finden einer neuen Stelle erschweren, sind unzulässig. Die Kosten trägt der Arbeitgeber. Für Angestellte regelt § 39 Angestelltengesetz im Kern dasselbe, es ist keine zusätzliche Anforderung; § 1163 ABGB gilt für alle Dienstnehmer.

Der Unterschied zu Deutschland ist groß: Geschuldet ist nach dem Gesetzestext das einfache Zeugnis. Eine Beurteilung von Leistung und Verhalten musst du in Österreich nicht schreiben. Viele Betriebe tun es trotzdem auf Wunsch, und dann gelten für den Inhalt dieselben Maßstäbe von Wahrheit und Wohlwollen. Prüf für deinen Fall, ob dein Kollektivvertrag oder dein Dienstvertrag mehr verlangt.

Der Aufbau, Absatz für Absatz

Die Einleitung nennt Name, Geburtsdatum nur, wenn es üblich ist, Eintrittsdatum, Austrittsdatum und die Funktion. Danach beschreibst du die Aufgaben so konkret, dass ein Fremder versteht, was die Person getan hat. Je verantwortungsvoller die Aufgabe, desto mehr Gewicht hat die Beschreibung, deshalb gehören Budgetverantwortung, Kundengruppen und Führungsspanne hinein, wenn es sie gab.

Es folgt die Leistungsbeurteilung. Hier ordnen sich die üblichen Punkte: Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, Einsatzbereitschaft und bei Führungskräften die Führungsleistung. Am Ende dieses Teils steht der Satz, der die Gesamtnote trägt.

Danach kommt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Üblich ist die Reihenfolge Vorgesetzte, dann Kollegen. Eine Umkehrung deuten viele Leser als Hinweis auf Spannungen mit der Führung. Dreh sie deshalb nicht ohne Grund um, und nutze sie nie als versteckte Botschaft.

Den Schluss bilden gegebenenfalls die Beendigungsformel („schied auf eigenen Wunsch aus“), ein Dank, Bedauern oder gute Wünsche, sowie Ort, Datum und Unterschrift. Die Beendigungsformel nimmst du nur auf, wenn der Mitarbeiter es wünscht; sie muss stimmen („auf eigenen Wunsch“ nur bei Eigenkündigung). Auf Dank oder Bedauern hat der Mitarbeiter keinen Anspruch. Fehlen sie aber bei einem sonst guten Zeugnis, lesen viele Personalabteilungen das als Abwertung. Schreibst du eine Schlussformel, darf sie der Note nicht widersprechen: Dank und gute Wünsche bei schlechter Note kann der Mitarbeiter angreifen. Entscheide dich deshalb bewusst.

Die Notenstufen und ihre Formulierungen

Die Zufriedenheitsformel ist die gängige Übersetzung in Noten. Sie gilt als Branchenübung und ist nirgends gesetzlich geregelt.

Sehr gut: „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“

Gut: „Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.“

Befriedigend: „Er erledigte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.“

Ausreichend: „Er erledigte seine Aufgaben zu unserer Zufriedenheit.“

Mangelhaft: „Er erledigte seine Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.“

Das Wörtchen „stets“ macht den Unterschied zwischen „gut“ und „befriedigend“. Wer „stets“ streicht, schreibt ein befriedigend, auch wenn alles andere im Text freundlich klingt.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt „befriedigend“ als durchschnittliche Leistung. Verlangt ein Mitarbeiter eine bessere Note, muss er im Streit Tatsachen nennen, die sie tragen. Bei einer schlechteren Note als „befriedigend“ musst du als Arbeitgeber deine Bewertung belegen können. Beides spricht dafür, dich vor dem Schreiben auf Belege zu stützen, die du heute noch findest: Zielvereinbarungen, Ergebnisse, Rückmeldungen von Kunden, Notizen aus Mitarbeitergesprächen.

Formulierungen, die Streit auslösen

Manche Sätze lesen sich freundlich und werden von Personalern als schwach gelesen. „Er war stets bemüht“ bedeutet, dass das Ergebnis nicht stimmte, und entspricht der Note „ungenügend“. „Er zeigte Verständnis für seine Aufgaben“ sagt, dass er sie nicht erfüllte. „Zu unserer Zufriedenheit“ ohne Steigerung wird als „ausreichend“ gelesen, auch wenn du es nett gemeint hast.

Genauso kritisch ist das Weglassen. Fehlt bei einer Vertriebsmitarbeiterin ein Wort zum Verhandlungsgeschick oder bei einem Kassierer das Wort Ehrlichkeit, fällt es auf. Sätze über Selbstverständliches („war pünktlich“) wirken wie eine Pflichtübung und deuten auf Schwächen an anderer Stelle.

Dein Ziel ist ein Text, den der Mitarbeiter selbst versteht. Der Mitarbeiter darf verlangen, dass das Unternehmen das Zeugnis berichtigt, wenn Formulierungen falsch sind oder den Eindruck eines anderen Inhalts erwecken. Wenn du ein Zeugnis mit versteckten Abwertungen schreibst, bekommst du genau diese Forderung, meist mit anwaltlichem Schreiben.

Was nicht ins Zeugnis gehört

Krankheit, Elternzeit und Privates gehören im Regelfall nicht ins Zeugnis; Diagnose oder Grund nennst du nie. Eine Ausnahme sind sehr lange Unterbrechungen, etwa Elternzeit oder Krankheit über einen großen Teil der Beschäftigungszeit: Sie dürfen genannt werden, wenn sonst ein falscher Eindruck von der Erfahrung entsteht. Schwerbehinderung und Betriebsratsamt nennst du nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeiters. Auch Gerichtsverfahren, Abmahnungen und Streit über die Kündigung nennst du nicht, ebenso keinen bloßen Verdacht auf eine Verfehlung. Eine einzelne Verfehlung gehört nur hinein, wenn sie für das Gesamtbild der Person wesentlich war. Der Grund der Beendigung wird nur auf Wunsch genannt. Formulierungen wie „auf eigenen Wunsch“ stimmen nur, wenn der Mitarbeiter selbst gekündigt hat.

In Deutschland wird das Zeugnis in Papierform ausgestellt, auf Firmenpapier und unterschrieben; eine elektronische Form schließt § 109 Abs. 3 Gewerbeordnung ausdrücklich aus. Eine solche Ausschlussnorm gibt es in Österreich nicht. Wer unterschreibt, klärst du mit der Personalabteilung. Üblich ist eine Person, die dem Mitarbeiter gegenüber weisungsbefugt war.

So schreibst du es in der Praxis

Sammle zuerst, bevor du formulierst. Leg dir drei Listen an: Aufgaben, Ergebnisse, Verhalten. Zu jedem Punkt schreibst du ein Beispiel mit Datum. Aus diesen Beispielen leitest du die Note ab, nicht aus deinem Gefühl am Tag des Abschieds.

Schreib dann den Entwurf in einem Zug. Prüf anschließend jeden Satz mit einer einzigen Frage: Könnte ich diesen Satz vor einer Richterin belegen? Wenn nicht, formulier ihn zurückhaltender oder streich ihn.

Lass den Entwurf von einer zweiten Person gegenlesen, am besten aus der Personalabteilung, die nicht am Thema beteiligt war. Sie liest die Sätze so, wie ein neuer Arbeitgeber sie liest.

Das Gespräch mit dem Mitarbeiter über das Zeugnis

Gesetzlich musst du den Entwurf nicht zeigen. Praktisch spart es dir Streit, wenn du es tust, bevor das Zeugnis fertig ist. Mitarbeiter, die ihr Zeugnis zum ersten Mal in der Hand halten und eine Zeile nicht verstehen, werden misstrauisch.

Biete das Gespräch in der letzten Woche an, nicht am letzten Tag.

„Ich habe einen Entwurf für dein Zeugnis geschrieben. Ich gebe ihn dir morgen früh, du liest ihn in Ruhe, und wir besprechen am Nachmittag, was du anders siehst.“

Wenn der Mitarbeiter eine bessere Note erwartet, frag nach den Gründen und höre zu, bevor du antwortest.

„Du hättest dir ein ‚gut‘ gewünscht. Woran machst du das fest?“

Dann nennst du deine Beobachtungen mit Datum, ohne zu bewerten.

„Bei den Terminen im März und im Juni habe ich Rückfragen vom Kunden gehabt. Deshalb steht dort ‚zu unserer vollen Zufriedenheit‘ und nicht ‚stets‘. Wenn du Belege hast, die ich nicht kenne, schau ich sie mir an.“

Manches nimmst du auf, wenn der Mitarbeiter gute Gründe hat. Bei anderem bleibst du, wenn du es belegen kannst. Sag das offen.

„Diesen Satz ändere ich, weil du recht hast, dass die Zahlen dort anders waren. Bei der Gesamtnote bleibe ich, weil ich sie belegen kann.“

Wenn der Streit bleibt, hilft ein Vorschlag: Du nennst zwei Punkte, die du ergänzen oder streichen kannst, und lässt die Gesamtnote stehen.

Fehler, die Zeugnisse unbrauchbar machen

Der häufigste Fehler ist, das Zeugnis am letzten Arbeitstag unter Zeitdruck zu schreiben. Dann landen Textbausteine aus dem Internet im Zeugnis, die zur Person nicht passen. Ein zweiter Fehler ist die Rache-Formulierung nach einem Streit; wer einen Mitarbeiter durch den Text bestrafen will, riskiert ein Berichtigungsverfahren. Und es gibt den umgekehrten Fehler: ein überschwängliches Zeugnis, damit der Mitarbeiter schneller geht. Wer wissentlich ein falsch gutes Zeugnis ausstellt, kann einem neuen Arbeitgeber, der sich darauf verlässt, unter Umständen auch Schadensersatz schulden.

Dein nächster Schritt

Such dir ein Zeugnis heraus, das du bald schreiben musst. Leg die drei Listen an, mit je zwei Beispielen mit Datum. Entscheide danach, welche Note du belegen kannst, und schreib erst dann den ersten Satz.

Dieser Text gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Personalabteilung oder eine Rechtsberatung. Leadwords hilft dir, das Gespräch vorzubereiten und die passenden Worte zu finden.