Wann das BEM Pflicht ist, wie die Einladung aussieht und mit welchen Sätzen du das Erstgespräch führst, ohne nach der Diagnose zu fragen.
Ein BEM-Gespräch (Betriebliches Eingliederungsmanagement) musst du anbieten, wenn ein Beschäftigter innerhalb von zwölf Monaten insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Für den Beschäftigten ist es freiwillig. Im Gespräch klärt ihr, wie die Arbeit wieder gesund möglich wird und wie neue Ausfälle vermieden werden.
Wann du ein BEM anbieten musst
Eine Mitarbeiterin war im März drei Wochen krank, im Juli zwei Wochen und im Oktober noch einmal zwei. Keine der Pausen war lang. Zusammen sind das sieben Wochen innerhalb eines Jahres. Damit ist ein BEM fällig.
BEM steht für Betriebliches Eingliederungsmanagement. Das Gesetz (§ 167 Absatz 2 SGB IX) verlangt es vom Arbeitgeber, sobald ein Beschäftigter innerhalb von zwölf Monaten insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Die Wochen müssen nicht zusammenhängen, sie werden addiert. Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für Menschen mit Schwerbehinderung, und in jedem Betrieb, auch in einem kleinen. Ob die Ausfälle zusammenhängen oder mit der Arbeit zu tun haben, spielt für die Pflicht keine Rolle.
Für den Beschäftigten ist das BEM freiwillig. Du musst es anbieten, er muss nicht zustimmen. Lehnt er ab, ist das seine Entscheidung. Halte das Angebot und die Antwort schriftlich fest, damit du später zeigen kannst, dass du deine Pflicht erfüllt hast.
So läuft ein BEM ab
Am Anfang steht die Einladung, schriftlich und mit einem Hinweis darauf, worum es geht. Danach folgt das Erstgespräch. Dort klärt ihr, was die Arbeit erschwert und was helfen könnte. Aus dem Gespräch entstehen Maßnahmen, zum Beispiel ein anderer Arbeitsplatz im Betrieb, veränderte Arbeitszeiten, ein Hilfsmittel, weniger Heben oder eine stufenweise Wiedereingliederung. Je nach Fall holst du den Betriebsarzt dazu oder fragst bei Krankenkasse oder Rentenversicherung nach Unterstützung.
Danach setzt ihr die Maßnahmen um und trefft euch nach einigen Wochen noch einmal. Dieser letzte Schritt wird am häufigsten vergessen. Ohne ihn weißt du nicht, ob die Maßnahme geholfen hat.
Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, beteiligst du ihn, wenn der Beschäftigte zustimmt; bei schwerbehinderten Beschäftigten gilt das auch für die Schwerbehindertenvertretung. Frag das in der Einladung ab. Der Beschäftigte darf zusätzlich eine Vertrauensperson seiner Wahl mitbringen.
Das Einladungsschreiben
Die Einladung soll dem Beschäftigten die Angst nehmen, dass es um seine Stelle geht. Sie nennt den Anlass, die Ziele, die Freiwilligkeit und den Umgang mit den Daten. Hier ein Muster, das du anpassen kannst.
„Liebe [Name], du warst in den letzten zwölf Monaten insgesamt länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Deshalb biete ich dir ein Betriebliches Eingliederungsmanagement an. Wir besprechen gemeinsam, was dir die Arbeit erleichtern kann und wie neue Ausfallzeiten vermieden werden können. Die Teilnahme ist freiwillig. Du entscheidest, ob und wie weit du mitmachst, und eine Absage hat keine Nachteile für dich.“
„Du musst mir keine Diagnose nennen. Wir halten nur fest, welche Einschränkungen du bei der Arbeit hast und welche Maßnahmen wir vereinbaren. Diagnosen werden nicht erfasst. Diese Angaben liegen in einer gesonderten BEM-Akte, getrennt von deiner Personalakte. Nur [Namen/Funktionen] haben Zugriff, und wir nutzen sie ausschließlich für das BEM. Du kannst eine Vertrauensperson mitbringen. [Wenn du einverstanden bist, wird der Betriebsrat beteiligt.] Bitte gib mir bis [Datum] Bescheid, ob du ein Gespräch möchtest.“
Das Erstgespräch mit Formulierungen
Such einen ruhigen Raum, plane eine Stunde ein und lass das Telefon draußen. Der erste Satz entscheidet, ob dein Gegenüber sich öffnet.
„Danke, dass du gekommen bist. Ich möchte heute nichts bewerten und nichts entscheiden. Mich interessiert, was dir die Arbeit leichter machen würde.“
Dann kommt eine offene Frage zur Arbeit.
„Gibt es etwas an deinem Arbeitsplatz oder in den Abläufen, das dir zu schaffen macht?“
Wenn dein Gegenüber stockt, hilft dieser Satz.
„Du musst mir nicht sagen, was du hattest. Wichtig ist nur, was du bei der Arbeit brauchst.“
Sammle danach gemeinsam mit deinem Gegenüber Ideen und schreib auf, was ihr vereinbart. Frag, was die Mitarbeiterin ausprobieren möchte, bevor du eigene Vorschläge machst.
„Was davon würdest du zuerst ausprobieren? Und was soll ich bis wann klären?“
Zum Schluss legst du den nächsten Termin fest, bevor ihr auseinandergeht.
„Wir treffen uns in vier Wochen noch einmal und schauen, ob es hilft.“
Was du nicht fragst
Die Diagnose geht dich nichts an, ebenso wenig Medikamente, Therapien oder Privates. Du fragst nach Einschränkungen im Arbeitsalltag, etwa bei Heben, Stehen, Lärm, Schichtlage oder Wegen. Das reicht, um Maßnahmen zu finden. Wenn dein Gegenüber von sich aus über die Krankheit spricht, hörst du zu, hältst aber nur fest, was für die Maßnahmen nötig ist.
Das BEM ist auch kein Kontrollgespräch und keine Vorbereitung einer Kündigung. Wer die Einladung mit einem Unterton schreibt, bekommt entweder eine Absage oder ein Gespräch, in dem nichts Brauchbares gesagt wird.
Dokumentation und Datenschutz
Lege für jedes BEM eine eigene Akte an, getrennt von der Personalakte. Dort stehen Einladung, Antwort, Ergebnis und vereinbarte Maßnahmen, keine Diagnosen. Hol dir für die Daten, die über den Hinweis hinausgehen, die schriftliche Einwilligung des Beschäftigten ein. Wer sie einsehen darf, legst du vorher fest, und der Beschäftigte erfährt es in der Einladung. Der Beschäftigte bekommt eine Kopie der Vereinbarung. Wie lange die Akte aufbewahrt wird, klärst du mit deiner Datenschutzbeauftragten oder der Personalabteilung.
Fehler, die ein BEM unbrauchbar machen
Ein häufiger Fehler ist, das BEM erst bei Langzeitkranken anzubieten. Die Schwelle sind sechs Wochen insgesamt, nicht sechs Wochen am Stück. Genauso oft fehlen in der Einladung der Hinweis auf die Freiwilligkeit oder auf den Umgang mit den Daten. Andere versprechen im Gespräch Maßnahmen, die sie danach nicht umsetzen. Das kostet mehr Vertrauen, als wenn es das Gespräch nie gegeben hätte. Und wenn der Beschäftigte absagt, vergessen manche, die Absage festzuhalten.
Dein nächster Schritt
Sieh diese Woche nach, bei wem die sechs Wochen in den letzten zwölf Monaten überschritten sind. Sprich mit deiner Personalabteilung oder dem Betriebsrat, wie bei euch eingeladen wird. Schick dann die Einladung und schreib dir auf, bis wann du eine Antwort erwartest.
Dieser Text gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Personalabteilung, eine Rechtsberatung oder die Betriebsärztin. Leadwords hilft dir, das Gespräch vorzubereiten und die passenden Worte zu finden.
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