Rückkehrgespräch nach Krankheit: so führst du es

Was ein Rückkehrgespräch ist und was nicht

Ein Rückkehrgespräch nach Krankheit ist ein kurzes Gespräch, das du führst, wenn jemand nach einer Erkrankung wieder im Betrieb ist. Es dient dazu, den Wiedereinstieg zu erleichtern: Was ist inzwischen passiert, was braucht die Person jetzt, was lässt sich entlasten. Du zeigst, dass sie vermisst wurde und dass du dich für ihren Wiedereinstieg interessierst.

Es ist kein Verhör. Es ist auch keine Prüfung, ob die Krankheit echt war. Und es ist nicht dasselbe wie das betriebliche Eingliederungsmanagement, das eigene Regeln hat (dazu gleich mehr).

Ein Rückkehrgespräch ist ein Angebot zum Wiedereinstieg. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, es zu führen, gibt es nicht. Zur Krankheit selbst muss deine Mitarbeiterin oder dein Mitarbeiter nichts sagen. Führt ihr solche Gespräche bei allen und nach festem Schema ein, kann der Betriebsrat mitzubestimmen haben.

Drei Gespräche, die oft verwechselt werden

Nach Krankheit gibt es in Deutschland drei verschiedene Gespräche, die oft verwechselt werden.

Das Rückkehrgespräch ist Fürsorge. Du führst es nach einer Krankheit, auch nach einer kurzen. Es geht um den Wiedereinstieg, und zur Krankheit selbst muss niemand etwas sagen.

Das Fehlzeitengespräch kommt ins Spiel, wenn jemand über längere Zeit auffallend oft fehlt. Dort sprichst du an, dass die Fehltage den Betrieb belasten, und fragst, ob es etwas gibt, das sich im Arbeitsalltag ändern lässt. Es ist ein eigenes Gespräch mit eigenem Termin und gehört nicht in die Begrüßung am ersten Tag.

Das BEM-Gespräch, also das Gespräch im betrieblichen Eingliederungsmanagement, ist ein Pflichtangebot des Arbeitgebers, wenn jemand innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, am Stück oder zusammengerechnet (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Die Pflicht liegt bei dir als Arbeitgeberseite, die Teilnahme ist für den Beschäftigten freiwillig. Wie das abläuft, steht in unserem Artikel zum BEM-Gespräch.

Bittest du nach zwei Wochen Krankheit am Montag zum Gespräch, führst du ein Rückkehrgespräch. Waren es innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen, kommt zusätzlich das BEM-Angebot. Das eine ersetzt das andere nicht. Die rechtlichen Hinweise in diesem Artikel gelten für Deutschland. In Österreich gelten andere Regeln, zum Beispiel beim Betriebsrat.

Was du fragen darfst und was nicht

Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten (Art. 9 DSGVO). Deine Mitarbeiterin muss dir nicht sagen, welche Krankheit sie hatte, und du darfst nicht danach bohren. Auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die du erhältst oder elektronisch abrufst, steht keine Diagnose; behalte es dabei.

Du darfst fragen, ob sie wieder fit für die Arbeit ist und ob sie etwas braucht, damit der Einstieg gelingt. Du darfst auch fragen, ob es Einschränkungen gibt, die du bei der Aufgabenverteilung beachten solltest. Die Person entscheidet, wie viel sie dazu erzählt.

Schreib nach dem Gespräch nur auf, was für die Arbeit nötig ist, zum Beispiel „ab Montag erst einmal ohne Außendienst“. Eine Diagnose gehört nicht in deine Notizen, auch dann nicht, wenn sie dir freiwillig genannt wurde.

Ablauf: zehn bis fünfzehn Minuten reichen

Führ das Gespräch am ersten oder zweiten Tag nach der Rückkehr, unter vier Augen und in einem Raum, in dem niemand zuhört. Sag bei der Einladung nur, worum es geht: „Ich möchte kurz mit dir sprechen, wie du wieder ins Arbeiten kommst.“

Fang mit der Begrüßung an. „Schön, dass du wieder da bist“ meint die Person, nicht die Arbeitskraft. Danach fragst du offen: Wie geht es dir mit dem Wiedereinstieg? Was wäre in den ersten Tagen hilfreich? Dann hörst du zu, ohne zu bewerten.

Erst danach kommt das Praktische. Du berichtest, was in der Abwesenheit passiert ist und was liegen geblieben ist. Du klärst, was die Person zuerst übernimmt, und fragst, ob etwas für die ersten Wochen anders laufen soll, etwa kürzere Außentermine oder ein Tag weniger Schicht.

Am Ende fasst du zusammen, was ihr vereinbart habt, und bietest an, in einer Woche kurz nachzufragen. Das Angebot hilft mehr als jede Formulierung im Gespräch.

Wenn jemand nicht reden will

Manche Menschen sagen am ersten Tag nur „Alles gut“. Das ist ihr Recht. Nimm die Antwort an, sag „Dann melde dich, wenn sich etwas ändert“, und lass es dabei. Wer jetzt weiter fragt, bekommt eine höflichere Antwort und weniger Vertrauen.

Wenn du den Eindruck hast, dass die Person noch nicht gesund ist, sprich das nicht als Diagnose an, sondern als Beobachtung: „Mir ist aufgefallen, dass du heute nach dem Mittag still geworden bist. Brauchst du etwas?“

Das Fehlzeitengespräch: wann es nötig wird

Ein Fehlzeitengespräch ist angebracht, wenn dir bei einer Person über Monate ein Muster auffällt, zum Beispiel häufige kurze Fehlzeiten, immer wieder vor oder nach freien Tagen. Es ist kein Rückkehrgespräch mit anderem Namen.

Verabrede dafür einen eigenen Termin. Beschreib, was du siehst, mit Daten: „In den letzten sechs Monaten warst du an sieben Tagen krank, meistens montags.“ Vermeide den Vorwurf („Du machst blau“) und die Diagnose („Das liegt an deinem Rücken“). Frag stattdessen, ob es etwas gibt, das du an der Arbeit ändern könntest, und höre die Antwort an.

Gibt es in eurem Betrieb einen Betriebsrat, kann dessen Beteiligung bei regelmäßigen, standardisierten Fehlzeitengesprächen nötig sein. Frag dort nach, bevor du eine Reihe solcher Gespräche anlegst.

Ein Fehlzeitengespräch ist ein Angebot zur Klärung und kein Druckmittel. Ob aus Fehlzeiten im Einzelfall arbeitsrechtliche Folgen entstehen können, klärt die Personalabteilung oder ein Fachanwalt, nicht ein Gespräch auf dem Flur. Hat die Person innerhalb von zwölf Monaten mehr als sechs Wochen gefehlt, geht das BEM-Angebot vor. Und wer krank war, darf dafür nicht schlechter behandelt werden.

Dein nächster Schritt

Denk an die nächste Person, die aus der Krankheit zurückkommt. Blocke dir zehn bis fünfzehn Minuten im Kalender am ersten Tag und lade sie mit einem Satz ein, der das Thema nennt. Entscheide vorher, was du anbieten kannst: eine Aufgabe weniger, ein späterer Beginn, jemand, der einarbeitet.

Stand Oktober 2026, keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Personalabteilung, die Datenschutzbeauftragte oder eine Fachanwältin.

Leadwords bereitet dieses Gespräch mit dir vor: Du schilderst die Situation, Leadwords zeigt dir, worum es geht, und gibt dir den Einstieg, die Frage und die Vereinbarung für deinen Fall.