Wie ein Jahresgespräch abläuft, was du vorbereitest, worin es sich vom Mitarbeitergespräch unterscheidet und mit welchen Sätzen du es führst.
Das Jahresgespräch ist ein Mitarbeitergespräch mit festem Termin, das einmal im Jahr stattfindet. Ihr schaut auf das vergangene Jahr zurück, sprecht über Zusammenarbeit und Entwicklung und vereinbart Ziele für das nächste. Für die Vorbereitung brauchst du etwa eine Stunde, für das Gespräch selbst ebenso lang.
Was das Jahresgespräch ist
Im Jahresgespräch setzen sich Führungskraft und Mitarbeiter einmal im Jahr zusammen und besprechen drei Dinge: was im vergangenen Jahr gelaufen ist, wie die Zusammenarbeit funktioniert und wohin es im nächsten Jahr gehen soll. Aus dem letzten Teil entsteht meist eine Zielvereinbarung.
Der Unterschied zum Mitarbeitergespräch liegt im Anlass. Mitarbeitergespräch ist der Oberbegriff für jedes geplante Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, also auch für ein Kritikgespräch nach einem Vorfall oder für ein kurzes Gespräch zur Einarbeitung. Das Jahresgespräch ist die regelmäßige, feste Form davon: Es hat einen Termin im Kalender, eine bekannte Struktur und keinen Vorfall als Auslöser.
Die laufende Rückmeldung ersetzt es nicht. Wer Kritik oder Lob erst im Jahresgespräch bringt, lässt den anderen ein Jahr lang im Ungewissen.
So bereitest du dich vor
Lad mindestens eine Woche vorher ein und sag, worum es geht, damit dein Gegenüber sich vorbereiten kann.
„Wir haben am Dienstag um zehn unser Jahresgespräch. Ich möchte mit dir auf das Jahr zurückschauen und besprechen, was du dir fürs nächste vornimmst. Schau gern vorher, was für dich gut lief und wo du dir etwas anderes wünschst.“
Geh dann dein Jahr mit diesem Mitarbeiter durch. Welche Aufgaben hat er übernommen? Was ist gelungen, was nicht? Notiere dir für jeden Punkt ein konkretes Beispiel mit Datum, sonst bleiben es Eindrücke. Sieh dir auch die Zielvereinbarung vom letzten Jahr an, falls es eine gibt, und halte fest, was erreicht wurde und was nicht.
Überleg außerdem, was du dir von ihm wünschst und was du ihm für das nächste Jahr anbieten kannst, etwa eine Schulung, einen neuen Aufgabenbereich oder mehr Verantwortung. Wenn du dazu nichts zusagen darfst, weißt du das besser vor dem Gespräch als mittendrin.
Der Ablauf im Gespräch
Der Einstieg setzt den Rahmen.
„Ich schlage vor, wir gehen es in vier Schritten durch: erst dein Rückblick, dann meiner, dann sprechen wir über die Zusammenarbeit und zum Schluss über die Ziele fürs nächste Jahr. Passt das so?“
Lass deinen Mitarbeiter mit dem Rückblick anfangen. Wer zuerst spricht, erzählt, was ihm selbst wichtig war, und du erfährst Dinge, die du aus deinem Blickwinkel nicht gesehen hast.
„Was war dein wichtigstes Ergebnis in diesem Jahr?“
Danach gibst du deinen Rückblick, anhand der Beispiele, die du dir notiert hast. Beginn mit dem, was gut war, und nenn es genau: „Die Umstellung der Lieferantenliste im Frühjahr hast du allein durchgezogen, und seitdem gibt es keine doppelten Bestellungen mehr.“ Sag dann, wo du dir etwas anderes gewünscht hättest, auch mit Datum und Folge, und frag nach der Sicht deines Gegenübers.
Im dritten Teil geht es um die Zusammenarbeit, also auch um dich.
„Was hat dir meine Führung in diesem Jahr leichter gemacht, und was schwerer?“
Auf diese Frage kommt oft zuerst Schweigen. Halte es aus. Wenn etwas kommt, widersprich nicht, sondern frag nach einem Beispiel.
Im letzten Teil vereinbart ihr Ziele, wie es unser Beitrag zur Zielvereinbarung beschreibt, und haltet fest, was du beiträgst. Zum Schluss legt ihr den Zwischentermin im Jahr fest und sagt beide, wer bis wann was erledigt.
Gehalt im Jahresgespräch
Viele Mitarbeiter hoffen im Jahresgespräch auf eine Aussage zum Gehalt. Wenn du keine Entscheidungsbefugnis hast oder die Gehaltsrunde erst im Frühjahr stattfindet, sag das vorab. „Über Gehalt entscheide ich nicht allein. Ich bringe deinen Wunsch mit und gebe dir bis Ende des Monats Bescheid“ ist besser als ein Ausweichen.
Wenn du kannst, trenn das Gehaltsgespräch zeitlich vom Jahresgespräch. Sobald eine Zahl im Raum steht, hört dein Gegenüber nur noch darauf, und der Rückblick geht unter.
Das Protokoll
Halte nach dem Gespräch die Ergebnisse kurz schriftlich fest: die vereinbarten Ziele, die Zusagen von beiden Seiten und den Zwischentermin. Schick sie deinem Mitarbeiter innerhalb weniger Tage und gib ihm Gelegenheit zu ergänzen. Notizen über das Gespräch sind personenbezogene Daten. Mitarbeiter können in der Regel Einsicht in ihre Personalunterlagen und Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten verlangen, auch über deine Notizen. Schreib deshalb nur, was du dem Mitarbeiter auch zeigen könntest. Bewahre die Notizen so auf, dass nur berechtigte Personen sie sehen, und kläre mit der Personalabteilung, wie lange sie bleiben und ob sie in die Personalakte kommen. Gibt es bei euch einen Betriebsrat oder einen festen Beurteilungsbogen, kann dazu eine Betriebsvereinbarung bestehen; frag danach, bevor du eigene Formulare einführst.
Das Jahresgespräch aus Sicht des Mitarbeiters
Wenn du selbst zum Jahresgespräch gehst, nutz die Einladung zur Vorbereitung. Schreib dir ein paar Ergebnisse auf, auf die du stolz bist, und eine Sache, die dir im Alltag fehlt. Formulier einen Wunsch für das nächste Jahr so konkret, dass deine Führungskraft ihn zusagen oder ablehnen kann.
„Ich möchte im nächsten Jahr die Kundenschulungen übernehmen. Dafür brauche ich einen Tag im Monat frei von den Tagesaufträgen. Können wir das ausprobieren?“
Auf einen solchen Satz bekommst du eine Antwort. Auf „Ich würde gern mehr Verantwortung“ bekommst du ein freundliches Nicken.
Typische Fehler
Der häufigste Fehler ist, das Gespräch zu verschieben. Jedes Mal, wenn es ausfällt, sendet die Führungskraft ein Signal, das keiner so meint: Der Mitarbeiter ist nicht wichtig genug. Ebenso schwer wiegt es, wenn im Gespräch eine Überraschung kommt, die du schon im Frühjahr hättest ansprechen können. Und manche Führungskräfte reden zwei Drittel der Zeit selbst, obwohl das Jahresgespräch die eine Gelegenheit im Jahr ist, bei der dein Mitarbeiter ausführlich zu Wort kommen sollte.
Dein nächster Schritt
Wenn dein nächstes Jahresgespräch ansteht, schreib heute zu jedem Mitarbeiter drei Beispiele mit Datum aus dem vergangenen Jahr auf, zwei gute und ein weiteres, bei dem du dir etwas anderes gewünscht hättest. Lad mit einem Satz ein, worum es geht, und blocke danach eine Stunde ohne Termin.
Wie du Ziele so formulierst, dass sie sich prüfen lassen, steht im Beitrag zur Zielvereinbarung. Zur Einordnung hilft die Themenseite Mitarbeitergespräch.
Dieser Text gibt einen Überblick für Deutschland und Österreich, Stand Oktober 2026, und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an deine Personalabteilung oder eine Rechtsberatung. Leadwords hilft dir, das Gespräch vorzubereiten und die passenden Worte zu finden.
Mehr dazu auf der Themenseite: Mitarbeitergespräch vorbereiten und führen →