Fünf Punkte für die Vorbereitung: der Anlass in einem Satz, Beobachtungen mit Datum, das Ziel, der erste Satz und die Frage, nach der du schweigst.
Wann ein Mitarbeitergespräch Vorbereitung braucht
Nicht jedes Gespräch mit einem Mitarbeiter braucht einen Plan. Die kurze Abstimmung an der Maschine oder die Frage nach dem Urlaub laufen von selbst. Vorbereitung brauchst du, sobald das Gespräch etwas verändern soll: Eine Leistung, die nachgelassen hat. Ein Verhalten, das im Team stört. Ein Jahresgespräch, in dem du über Gehalt oder Entwicklung sprichst. Oder ein Lob, das mehr sein soll als ein Schulterklopfen im Vorbeigehen.
Für diese Gespräche reicht ein Zettel mit fünf Punkten, und für den Zettel reichen zwanzig Minuten. Wer diese zwanzig Minuten investiert, spart sich meist das zweite und dritte Gespräch zum selben Thema.
Schritt 1: Den Anlass in einem Satz aufschreiben
Schreib auf, worüber du sprechen willst, in einem einzigen Satz und so, dass ein Dritter ihn ohne Vorwissen versteht. „Ich will mit Markus über die drei verspäteten Lieferscheine im September sprechen“ ist ein brauchbarer Satz. „Ich will mit Markus über seine Einstellung reden“ ist keiner, weil niemand weiß, was damit gemeint ist, auch Markus nicht.
Wenn dir der eine Satz schwerfällt, hast du vermutlich zwei Themen. Dann trenne sie. Ein Gespräch über die Lieferscheine und den Ton gegenüber der Kollegin ist ein Gespräch über nichts, weil dein Gegenüber sich das Thema aussucht, bei dem es am besten dasteht.
Schritt 2: Beobachtungen sammeln, keine Urteile
Notiere zwei oder drei Vorfälle mit Datum und Folge. Eine Beobachtung ist etwas, das eine Kamera hätte aufzeichnen können: „Am 12. September kam der Lieferschein für Baustelle Nord erst am Nachmittag, der Fahrer stand eine Stunde.“ Ein Urteil ist „Du bist unzuverlässig geworden“. Urteile lösen Verteidigung aus, Beobachtungen lassen sich besprechen.
Prüf dabei auch deinen eigenen Anteil. Hast du eine Aufgabe dazugegeben, ohne eine andere wegzunehmen? Gab es eine Zusage von dir, die offen ist? Fehlt eine Einweisung? Wenn du einen eigenen Anteil findest, sprich ihn im Gespräch als Erstes an. Das nimmt dem Gespräch die Schieflage.
Schritt 3: Festlegen, was am Ende stehen soll
Bevor du den ersten Satz formulierst, leg fest, was nach dem Gespräch anders sein soll. Ein brauchbares Ziel ist überprüfbar: „Die Lieferscheine liegen ab Oktober bis 9 Uhr im Büro, und wir sprechen am 20. Oktober darüber, ob das klappt.“ Ein Ziel wie „Er soll verstehen, dass es so nicht geht“ ist keines, weil du am Ende nicht weißt, ob du es erreicht hast.
Leg außerdem fest, was du selbst beiträgst. Eine Vereinbarung, bei der nur der Mitarbeiter etwas ändert, hält selten länger als zwei Wochen.
Schritt 4: Den ersten Satz vorbereiten
Der erste Satz entscheidet, ob dein Gegenüber zuhört oder sich verteidigt. Er nennt das Thema, ohne Vorrede und ohne vorgeschobenes Lob. Ein Einstieg, der funktioniert, hat drei Teile: Was du beobachtet hast, warum es dich beschäftigt, und eine offene Frage.
„Mir ist aufgefallen, dass im September drei Lieferscheine erst am Nachmittag da waren. Das beschäftigt mich, weil der Fahrer dann steht. Wie siehst du das?“
Sprich den Satz einmal laut aus, bevor du ins Gespräch gehst. Was sich laut falsch anhört, klingt im Gespräch nicht besser. Streich Wörter wie immer, nie und ständig. Sie stimmen selten, und dein Mitarbeiter nennt dir sofort das eine Gegenbeispiel.
Schritt 5: Die Frage vorbereiten, nach der du schweigst
Nach dem Einstieg kommt der Teil, den die meisten Führungskräfte überspringen: die Frage, auf deren Antwort du wartest. „Was ist aus deiner Sicht los?“ oder „Was müsste sich ändern, damit das wieder klappt?“ Danach schweigst du, auch wenn die Pause lang wird.
Du kennst die Ursache noch nicht. Hinter verspäteten Lieferscheinen kann ein kaputter Drucker stecken, ein Kollege, der die Unterlagen nicht weitergibt, oder eine Belastung zu Hause. Jede dieser Ursachen braucht eine andere Antwort, und keine davon findest du, wenn du im Gespräch deinen Vorschlag schon fertig hast.
Rahmen: Zeit, Ort, Dauer
Wähl einen Raum, in dem ihr nicht unterbrochen werdet, und einen Zeitpunkt, nach dem noch Luft ist. Ein Gespräch am Freitag um 16 Uhr schickt deinen Mitarbeiter mit dem Thema allein ins Wochenende. Plane für ein Gespräch mit Vereinbarung eine Dreiviertelstunde ein. Sag bei der Einladung, worum es geht: „Ich möchte am Dienstag mit dir über die Abläufe bei den Lieferscheinen sprechen.“ Eine Einladung ohne Thema erzeugt zwei Tage Grübeln.
Die Checkliste vor dem Gespräch
Wenn du vor dem Gespräch diese fünf Fragen mit je einem Satz beantworten kannst, bist du vorbereitet. Worüber spreche ich, in einem Satz? Welche zwei oder drei Vorfälle nenne ich, mit Datum und Folge? Was soll nach dem Gespräch anders sein, und bis wann? Wie lautet mein erster Satz? Welche Frage stelle ich, und halte ich die Pause danach aus?
Was du in der Vorbereitung besser lässt
Bereite keine Rede vor. Wer das ganze Gespräch durchformuliert, hört nicht mehr zu, weil er auf seinen nächsten Satz wartet. Vorbereitet sind der Einstieg, die Beobachtungen, das Ziel und die Frage. Der Rest entsteht im Gespräch.
Sammle keine alten Geschichten. Ein Vorfall aus dem Vorjahr beweist dein Urteil, bringt aber keine Auskunft über heute. Bleib bei den Vorfällen der letzten Wochen.
Leg keine Diagnose fest. Ob jemand überfordert, unmotiviert oder privat belastet ist, kannst du von außen nicht wissen. Du beschreibst, was du siehst, und fragst nach.
Hol dir vor dem Gespräch keine Rückendeckung im Team. Wenn der Mitarbeiter im Gespräch erfährt, dass die Kollegen schon Bescheid wissen, ist das Vertrauen weg, bevor der erste Satz gefallen ist.
Dein nächster Schritt
Wenn dir beim Lesen ein Gespräch eingefallen ist, das du vor dir herschiebst, nimm dir jetzt zwanzig Minuten. Schreib den einen Satz, die drei Beobachtungen und das Ziel auf. Trag den Termin für diese Woche ein und sag bei der Einladung, worum es geht.
Leadwords bereitet dieses Gespräch mit dir vor: Du schilderst die Situation, Leadwords zeigt dir, worum es geht, und gibt dir den Einstieg, die Frage und die Vereinbarung für deinen Fall.
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