Mitarbeitergespräch führen: Ablauf in fünf Schritten, Fragen und Vorlage

Ein Mitarbeitergespräch ist ein geplantes Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter über Zusammenarbeit, Aufgaben, Entwicklung und Erwartungen. Es läuft in fünf Schritten ab: Einstieg, Rückblick, Ausblick, Vereinbarung und Protokoll. Mit einem Leitfaden aus offenen Fragen und einer kurzen Vorlage fürs Protokoll bist du in einer Stunde bereit.

Was ein Mitarbeitergespräch ist und was nicht

Das Mitarbeitergespräch ist ein fester Termin, bei dem es um die Person und ihre Arbeit geht. Es ersetzt weder die kurze Abstimmung am Morgen noch das Kritikgespräch, wenn etwas vorgefallen ist. Viele Betriebe führen es einmal im Jahr, manche öfter. Zeit und Rhythmus legst du mit deiner Personalabteilung fest.

Es hat zwei Seiten. Du erfährst, wie dein Mitarbeiter die Arbeit erlebt, und er erfährt, wie du seine Arbeit siehst. Hört nur eine Seite zu, ist es ein Vortrag.

Das Mitarbeitergespräch hat viele Namen. Je nach Betrieb heißt es Jahresgespräch, Entwicklungsgespräch, Orientierungsgespräch oder Zielvereinbarungsgespräch. In Österreich ist der Begriff derselbe, oft liest man die Abkürzung MAG. Ob es bei euch feste Regeln für Ablauf, Leitfaden oder Protokoll gibt, klärst du mit deiner Personalabteilung oder, falls es eine Interessenvertretung gibt, mit dem Betriebs- oder Personalrat. Die Regeln richten sich nach dem Recht in Deutschland beziehungsweise Österreich und nach den Vereinbarungen im Betrieb.

Der Ablauf in fünf Schritten

Plane eine Stunde ein, für Gespräche mit Zielvereinbarung eher neunzig Minuten. Die fünf Schritte folgen aufeinander, und kein Schritt lässt sich überspringen, ohne dass der nächste leidet.

Schritt 1 ist der Einstieg. Du sagst, wie lange ihr Zeit habt, worum es geht und was mit dem Protokoll passiert. Wer das nicht sagt, lässt sein Gegenüber raten, ob es um Lob, Gehalt oder Kündigung geht.

„Wir haben eine Stunde. Ich möchte mit dir auf das letzte Jahr schauen und dann besprechen, was du im nächsten brauchst. Ich schreibe mit und gebe dir das Protokoll danach zum Gegenlesen.“

Schritt 2 ist der Rückblick. Dein Mitarbeiter spricht zuerst. Du fragst, was gut gelaufen ist, was ihn geärgert hat, und hörst zu, bevor du deine Sicht nennst. Erst danach sagst du, was dir aufgefallen ist, mit konkreten Beispielen aus den letzten Monaten.

Schritt 3 ist der Ausblick. Hier geht es um Aufgaben, Ziele und Entwicklung im nächsten Jahr. Was soll er können, was möchte er übernehmen, was soll wegfallen? Du sagst ehrlich, was in deiner Hand liegt und was nicht.

Schritt 4 ist die Vereinbarung. Ihr haltet fest, wer was bis wann tut, und zwar beide. Eine Vereinbarung, in der nur der Mitarbeiter etwas ändert, hält selten.

Schritt 5 ist das Protokoll. Du schickst es innerhalb weniger Tage, er liest gegen und ergänzt, was fehlt. Nach einigen Wochen schaut ihr gemeinsam, was davon angekommen ist.

Vorbereiten: was du vorher klärst

Für die Vorbereitung brauchst du drei Dinge: Beobachtungen aus den letzten Monaten mit Datum, ein Bild davon, was am Ende des Gesprächs anders sein soll, und deine ersten zwei Sätze. Die Beobachtungen schreibst du so auf, wie eine Kamera sie aufgezeichnet hätte, ohne Urteile.

Bitte deinen Mitarbeiter außerdem, sich ebenfalls vorzubereiten. Gib ihm zwei oder drei Fragen vorab, etwa was er im letzten Jahr gelernt hat und was er sich vom nächsten wünscht. Wer die Fragen kennt, antwortet im Gespräch ruhiger. Eine ausführliche Anleitung mit Zeitplan findest du im Magazinartikel „Das Mitarbeitergespräch in 20 Minuten vorbereiten“.

Leitfaden mit Fragen

Ein Leitfaden ist eine Liste mit Fragen, die du mitbringst und nicht abarbeitest. Du greifst zu einer Frage, wenn das Gespräch stockt, und lässt sie weg, wenn dein Mitarbeiter das Thema schon von selbst anspricht. Offene Fragen beginnen mit Was, Wie oder Woran, selten mit Warum, weil Warum schnell nach Vorwurf klingt.

Zum Rückblick passen diese Fragen.

„Was ist im letzten Jahr gut gelaufen, worauf bist du stolz?“

„Wo hast du dich über Abläufe oder Entscheidungen geärgert?“

„Was hat dir die Arbeit leichter gemacht, was schwerer?“

Zum Ausblick passen diese.

„Welche Aufgabe würdest du gern häufiger machen, welche weniger?“

„Was möchtest du in den nächsten zwölf Monaten lernen?“

„Was brauchst du von mir, damit du das schaffst?“

Und eine Frage zur Zusammenarbeit stellst du immer, auch wenn sie unbequem ist.

„Was könnte ich anders machen, damit die Zusammenarbeit für dich besser funktioniert?“

Nach dieser Frage schweigst du. Die Pause wird lang, aber in ihr kommt die Antwort, die du sonst nicht gehört hättest. Schreib mit, ohne zu widersprechen. Rechtfertigen kannst du dich später.

Beispiel: ein Einstieg und eine Vereinbarung

Stell dir ein Gespräch mit einer Pflegekraft vor, die seit drei Jahren im Team ist und sich im Frühdienst oft allein fühlt. Du beginnst nicht mit der Übergabeliste, sondern mit einer Frage.

„Wenn du auf die letzten Monate schaust, wie war die Arbeit im Frühdienst für dich?“

Sie sagt, dass sie die Dokumentation oft allein macht, weil die Kollegin spät kommt. Du bestätigst, was du gehört hast, und fragst nach, was sie sich wünschen würde. Am Ende steht eine Vereinbarung mit zwei Teilen.

„Ich kläre bis Ende des Monats mit dem Dienstplan, ob die Dokumentation auf zwei Schultern verteilt werden kann. Du schreibst bis dahin auf, bei welchen Schichten es am engsten ist. Im Dezember sehen wir, ob es besser geworden ist.“

Die Szene ist erfunden, damit du ein Gefühl für den Aufbau bekommst. Auf deinen Betrieb übertragen sieht dieselbe Struktur anders aus, aber sie bleibt: erst zuhören, dann bestätigen, dann gemeinsam festlegen, was jeder tut.

Vorlage fürs Protokoll

Ein Protokoll hält fest, was besprochen und vereinbart wurde. Es dient der Verabredung und enthält keine Bewertung der Person. Eine Seite reicht; es sollte kürzer sein als das Gespräch. Diese Vorlage kannst du kopieren und anpassen.

Datum, Ort, Dauer und wer teilgenommen hat.

Anlass und Art des Gesprächs, zum Beispiel Jahresgespräch.

Rückblick. Was lief gut? Was war schwierig? Die Sicht des Mitarbeiters und deine Sicht, jeweils in zwei, drei Sätzen.

Ausblick. Aufgaben, Ziele und Wünsche zur Entwicklung im nächsten Jahr.

Vereinbarungen. Wer macht was bis wann? Dein Anteil steht ebenfalls dort.

Offene Punkte und Termin für das nächste Gespräch.

Ein Satz für den Mitarbeiter, damit er das Protokoll ergänzen kann: „Ich habe das Protokoll gelesen und ergänze Folgendes: …“

Schreib nur hinein, was für die Arbeit nötig ist. Privates sowie Krankheiten, Diagnosen und andere Gesundheitsthemen gehören nicht ins Protokoll, auch wenn dein Mitarbeiter sie im Gespräch erwähnt. Wenn sich daraus eine Vereinbarung ergibt, etwa eine Anpassung am Arbeitsplatz, hältst du nur die Vereinbarung fest, nicht den Grund. Wer das Protokoll bekommt, wie lange es aufbewahrt wird und ob es in die Personalakte kommt, legst du nicht allein fest: Das klärst du vorher mit deiner Personalabteilung und sagst es deinem Mitarbeiter im Einstieg.

Fehler im Gespräch

Der häufigste Fehler ist, dass die Führungskraft die meiste Zeit selbst redet. Wenn du nach der Hälfte der Zeit immer noch sprichst, hat dein Mitarbeiter nichts zu sagen gehabt. Ein zweiter Fehler ist, Kritik für das Gespräch aufzusparen. Was im März passiert ist, gehört nicht erst im Dezember auf den Tisch, denn dann kann niemand mehr etwas daran ändern.

Dazu kommt der Satz, der das Gespräch zusammenfasst, bevor es angefangen hat: „Das war ja insgesamt in Ordnung.“ Danach fragt keiner mehr nach. Genauso schadet es, Gehalt und Beurteilung in einem Atemzug zu verhandeln, weil dein Mitarbeiter dann nur noch auf die Zahl wartet. Wenn es im Gespräch um Geld geht, sprich es als eigenen Punkt an und sag, was du entscheiden kannst und was nicht.

Der letzte Fehler fällt erst Wochen später auf: Das Protokoll liegt in der Ablage, und niemand schaut mehr hinein. Ohne Folgetermin schaut später niemand nach, was aus der Vereinbarung wurde. Trag den Termin ein, bevor ihr auseinandergeht.

Dein nächster Schritt

Such dir das Gespräch heraus, das du am längsten vor dir herschiebst. Schreib drei Beobachtungen mit Datum auf, such dir zwei Fragen aus dem Leitfaden und formuliere deine ersten zwei Sätze. Schick die Einladung heute und nenne das Thema.

Dieser Text gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Regeln in deinem Betrieb wende dich an deine Personalabteilung, den Betriebsrat oder eine Rechtsberatung. Leadwords hilft dir, das Gespräch vorzubereiten und die passenden Worte zu finden.